Poste de Coordination des événements et bénévoles

Ce poste est un élément vital de l’école, la personne qui l’occupe doit être excellente communicatrice et prête à s’adapter aux demandes quotidiennes et variées de l`école. Cette personne encadre tous les bénévoles qui s’impliquent à l’école : parents et amis. Une des premières qualités que nous cherchons est un intérêt réel pour la pédagogie Waldorf. Ce poste demande une bonne saisie des activités de l’école, une capacité de soutenir, de motiver et d’organiser le travail des bénévoles autour de certains événements.

 

Les volets majeurs incluent:

1. La communauté (l'organisation des événements et des bénévoles)

2. La communication (site web, portail, lettre hebdomadaire)

3. Les admissions (suivi des demandes d’admission pour l’école)

4. Le bâtiment (l’entretien du bâtiment et location des locaux)

 

1-La communauté

Bénévoles parents:

- Confirmation de participation pour les comités.

- Recrutement et encadrement des bénévoles pour les événements.

- Organisation d’événements par la création de comités de bénévoles: Portes Ouvertes, Soirée 1, 2, 3, Fenêtres Ouvertes, Marché de Noël et Fête Champêtre).

- Lien avec les parents-rassembleurs selon les besoins par classe.

- Organiser une fête de remerciement des bénévoles à la fin d'année (début juin).

 

2-La communication

Outils de gestion et de communication pour la coordination :

A) Les calendriers en collaboration avec l’adjointe exécutive:

-mise à jour quotidienne des dates et heures de tous les évènements, assemblées, rencontres ou réunions ayant lieu dans l’école.

B) Entente de participation (parents):

-Suivi des engagements des bénévoles.

-Registre de la participation des bénévoles.

-Encadrement si nécessaire.

C) Lien avec parents rassembleurs (processus de communication):

-Courriels, communications téléphoniques, rencontres

D) Lettre hebdomadaire:

- Regroupement des informations décrites dans le protocole de communication, révision par l’administration (mise en page, traduction et correction). Texte concis, détails mis sur le portail ou le site.

E) Portail et site web:

-Mise à jour hebdomadaire du portail et site web (en français et en anglais) selon le protocole de communication.

 

3- Les admissions pour l’école

  • -Suivi des appels téléphoniques-informations générales.
  • -Préparation d’un dossier pour chaque demande.
  • -Organisation d’une rencontre avec un professeur- invitation à une visite commentée.
  • -Organisation de la rencontre avec le professeur concerné et un spécialiste du mouvement.
  • -Suivi d’un registre pour documenter toutes les demandes.
  • -Responsable de la Déclaration d’effectif.

4-Le bâtiment

A) Le bâtiment et le terrain: Lien et suivi avec le responsable de l’entretien des aspects mécaniques, électriques et des installations sanitaires du bâtiment.

B) Entretien ménager: Suivi des besoins.

C) Déneigement: Engagement ponctuel et suivi du déneigement des entrées et sorties de secours.

D) Gestion des espaces, attribution des locaux.

E) Gestion des clés et code de sécurité.

 

Profil recherché

Qualifications

- Diplôme d’études universitaires (communication)

- Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, Power point et de l’internet.

- Bonne maîtrise des réseaux sociaux.

- Excellente maîtrise du français.

- Bonne maîtrise de l’anglais.

 

Compétences

- Habileté et désir d’entrer en relation avec des personnes de différentes cultures.

- Bon communicateur (trice).

- Capacité à motiver les bénévoles.

- Habileté à planifier et réaliser un projet.

- Capacité à travailler avec les autres et habileté à résoudre des problèmes.

- Capacité à mettre en place un système de reconnaissance du bénévolat.

- Capacité à prendre des décisions rapidement.

- Intérêt pour les enfants.

- Intérêt et connaissance de base de la pédagogie Waldorf.

 

Expériences requises

- Travail avec un organisme sans but lucratif dans la coordination du bénévolat.

- Expérience de sollicitation.

 

 

Envoyer vos C.V. , certificats et diplômes par courriel à

administration@ersm.org

À l’attention de Francine LaTerreur